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Guia efectiva de gestión de tiempo

by Naomi Aguilar | Nov 5, 2021 | Bienestar, Organización, Tiempo

La gestión del tiempo es importante en la metodología de trabajo de una empresa. Ayuda a planificar procesos y tareas dentro de un equipo además de identificar prioridades. También es un concepto primordial, ya sea en la vida privada o en el lugar de trabajo.

Dentro del contexto laboral la gestión del tiempo parte del propio celo del trabajo de cada profesional. Es aquí donde podemos encontrarnos con distintas formas de entender la gestión del tiempo. Pero en definitiva, se refiere a la forma en que organiza y planifica cuánto tiempo dedica a actividades específicas.

Se refiere a la forma en que organiza y planifica cuánto tiempo dedica a actividades específicas.

Ventajas de una buena gestión del tiempo de trabajo

Mayor productividad y eficiencia.
Una mejor reputación profesional.
Menos estrés.
Mayores oportunidades de avance.
Mayores oportunidades para alcanzar objetivos importantes de vida y carrera.

Mejorar la gestión del tiempo en el trabajo permite mejorar el rendimiento y alcanzar los objetivos deseados con menos esfuerzo y estrategias más efectivas.

Mayor calidad

La gestión del tiempo nos ayuda a centrarnos en las tareas más importantes y a agrupar tareas similares.

Es probable que la calidad de nuestro trabajo aumente y la eficiencia mejore. Cuando la calidad mejora, tanto el trabajador, como el superior y los clientes con los que se trabaja, están más contentos.

Mejor ambiente de trabajo

Cuando el personal está menos estresado, también es más probable que se lleven bien, lo que lleva a un ambiente de trabajo más feliz.

¿Cómo puedo optimizar la gestión del tiempo en el trabajo?

1. Identificar y eliminar las distracciones

Para poder eliminar las distracciones hay que identificarlas previamente. Para saber en qué perdemos el tiempo solo tenemos que observarnos con objetividad y ver el tiempo que pasamos navegando en páginas web que no están relacionadas con nuestro trabajo, redes sociales, etc.

2. Planifica con antelación

No es posible mejorar la gestión del tiempo sin planificar con antelación. Es recomendable planificar cada día y cada semana. Busca el momento adecuado para planificar cada una de las tareas, así cuando llegue el momento de hacerlas no perderás tiempo.

3. Crear listas de tareas pendientes

Es importante recopilar todas las tareas en un solo lugar para obtener una visión rápida y general de todo el trabajo que tiene que desarrollar.

4. Automatizar procesos

Automatizar procesos te ayudará a reducir el tiempo de muchas tareas. Busca aplicaciones o herramientas que te ayuden, por ejemplo, a preparar las facturas, a organizar la semana, etcétera. Investiga y no pierdas el tiempo en tareas que pueden realizarse de forma automática.

5. No ser perfeccionista

Los trabajadores perfeccionistas a largo plazo se vuelven ineficientes. Es importante realizar bien las tareas, pero no perder demasiado tiempo en los detalles innecesarios o la productividad se verá afectada.

6. Ser realista con los plazos

Ser realista con los plazos de entrega de los proyectos, presupuestos, etcétera. Ser realista no implica únicamente tener en cuenta otras tareas pendientes, también implica tener en cuenta posibles imprevistos. ¡Marca plazos más amplios para evitar complicaciones!

7. Fijar una agenda flexible

No ajustar demasiado los tiempos, ya que hay que tener en cuenta que siempre son necesarios espacios para los imprevistos y los retrasos. Hay que ser realistas a la hora de distribuir el tiempo.

8. Ordenar y organizar nuestro espacio físico y digital

Ordenar el espacio, tanto el espacio físico, como los archivos y documentos en el ordenador.

Ser más ordenado ayudará a encontrar más fácilmente lo que se busca. Eliminar lo innecesario y clasificar todo lo demás para ser más ágil a la hora de desempeñar el trabajo.

9. Delegar

Delegar no es un símbolo de debilidad sino de inteligencia. Rodéate de gente competente en quien puedas confiar y delegar algunas de las responsabilidades. Te permitirá ser más productivo y reducir tu nivel de estrés.

Presentar a los empleados la oportunidad de adquirir nuevas habilidades y experiencia de liderazgo les proporcionará una sensación de logro y, por lo tanto, beneficiará a su empresa en general.

10. Utilizar los “tiempos muertos”

No nos referimos a que emplees parte del tiempo de descanso en pensar cómo organizar las tareas del trabajo. Nos referimos a esos tiempos muertos que pasamos en atascos o en la sala de espera de alguna consulta. Pueden ser buenos momentos para elaborar listas y priorizar tareas.

11.Tener las herramientas y equipos adecuados

Es importante asegurarse de que sus empleados siempre tengan acceso a las herramientas y recursos adecuados. Sin el equipo necesario, es imposible que una oficina funcione de manera eficiente. Los programas y equipos modernos disponibles en el mundo actual no solo sirven para mejorar la productividad de la fuerza laboral, sino también cómo el público percibe su empresa.

12. Técnica Pomodoro

Este método propone usar un temporizador para establecer periodos de trabajo de 25 minutos separados por pausas de cinco minutos. Cada ciclo de dos horas se recomienda una pausa más larga, de 15 o 20 minutos. Estas pausas frecuentes, según Cirillo, mejoran la agilidad mental.

Este método de trabajo está relacionado con conceptos como el timeboxing, o asignación de un tiempo determinado para cada tarea, que obliga a centrarse únicamente en lo realmente determinante para llevarla a cabo, el Agile y el desarrollo iterativo utilizado en el diseño de software.

¿Quieres saber más de este tema? Te recomendamos estos blogs

¿Estrés laboral? Tu solución tiene 4 patas

by Citlalli Aguilar | Ago 6, 2021 | Bienestar, salud

¿Sabías qué…? El 75% de mexicanos padece de estrés laboral, no dejes que esto te agote. ¡Tu solución tiene 4 patas!

El vínculo que existe entre las personas y sus mascotas es mucho más fuerte de lo que creemos; si tienes un “perrhijo” o “gathijo” sabes de lo que estoy hablando: los amamos, cuidamos y consideramos como parte importante de nuestra familia.

Pero, ¿Qué hay más allá de esta bonita relación?

Estudios han demostrado que tener una mascota puede reducir el nivel de estrés, ansiedad y depresión en las personas, así como aliviar la soledad y mejorar su salud emocional y física.

Jugar unos minutos con tu perro o gato aumenta la producción de dopamina y oxitocina, sustancias químicas cerebrales que nos hacen sentir bien y felices.

tener una mascota puede reducir el nivel de estrés, ansiedad y depresión en las personas

Y ¿Será verdad que tener una mascota cerca durante tu jornada de trabajo puede reducir tu nivel de estrés y hacer el tiempo más satisfactorio? La respuesta es SÍ .

Un equipo de investigadores de la Universidad Commonwealth de Virginia decidió estudiar el comportamiento de los empleados en una fábrica donde se les permitió llevar a sus perritos al trabajo. Tras una semana del experimento, identificaron niveles más bajos de estrés, un incremento en la satisfacción laboral, mayor apoyo entre los empleados y más compromiso con la empresa.

Si aún no te convence la idea, te dejamos aquí 3 motivos más para invitar a tu mascota a tus horas de trabajo:

1. Acompañan.

Ahora con la modalidad de home office, cuando las personas ven, tocan y escuchan a sus mascotas no se sienten solas y esto les aporta un sentimiento de alegría, cariño y felicidad.

2. Te ayudan a controlar la ansiedad.

Ahora más que nunca, muchas personas se sienten ansiosas o tienen dificultades para mantener un buen nivel de salud mental. Tener a tu mascota cerca te mantiene presente, te brinda compañía y apoyo.

Tener a tu mascota cerca te mantiene presente, te brinda compañía y apoyo.

3. Te mantiene activo.

La compañía de una mascota te da una razón para salir al aire libre, tomar aire fresco y estar activo, lo que está demostrado que mejora el estado de ánimo, el sueño y la salud mental.

¿Qué tal? Quizás ahora considere tener más cerquita a tu mascota mientras haces home office o proponer en tu oficina una dinámica donde pueden incluir nuestros “perrhijos” y “gathijos”.

Y todo esto sin mencionar que también tenerte cerca para ellos es algo que agradecen, los mantiene entretenidos y más felices.

¿Quieres saber más? Te recomendamos los siguientes artículos:

http://menulocal.com/el-estres-laboral-como-afecta-mi-cuerpo/

http://menulocal.com/el-estres-alimentos-que-te-ayudan-a-combatirlo/

http://menulocal.com/nueva-app-que-te-ayudara-a-crear-mejores-habitos/

Cómo mejorar mi home-office, sin morir en el intento

by Naomi Aguilar | Mar 26, 2021 | Bienestar, hábito, Organización

Ya hace un año que comenzó la pandemia y muchos hemos tenido que migrar de trabajar en una oficina a tener que hacer home-office.

Si bien es cierto que hacer home-office reduce los costos de las oficinas, también es cierto que puede ser un poco abrumador pasar tanto tiempo en casa frente a una computadora.

¨Puede ser un poco abrumador pasar tanto tiempo en casa frente a una computadora¨

Te quiero platicar algunas situaciones con las que a lo mejor podrías identificarte desde que comenzó la pandemia; a lo mejor te ha costado trabajo concentrarte y saber identificar muy bien los tiempos que son para trabajar, como los tiempos que son tal cual de descanso. A veces es difícil sobre todo cuando vives en un lugar pequeño, saber diferenciar los tiempos y momentos y poder concentrarte para llevar a cabo tu trabajo de manera más óptima.

Y bueno, estoy aquí para decirte que está bien, que es normal y que a más personas les ha pasado esto. Estas situaciones pueden suceder por muchas razones y es que a veces tiene que ver con el espacio en el que estás trabajando, a veces tiene que ver con situaciones personales o incluso que te abrumen las situaciones y noticias a nivel mundial (también me ha pasado).

¨Es normal que al hacer home-office te cueste trabajo diferenciar los tiempos para trabajar y descansar o a veces te cueste trabajo concentrarte¨

Pero te quiero decir que hay manera de sobrellevar el home-office y no morir en el intento, y que lo que está pasando a escala mundial no define tu trabajo, ni qué tan bueno eres en algo y mucho menos tu persona.

Dicho esto te tengo algunos tips que me han ayudado a llevar un buen trabajo en casa y al mismo tiempo liderar a un equipo que también está haciendo home-office:

Entrenar por las mañanas: Entrenar por las mañanas sobre todo es una actividad que me da energía para el resto del día y me ayuda a despejar la mente, así cuando llego a mi primera junta ya estoy lista y con el cuerpo activo.
Meditar: Una sencilla meditación por las mañanas me ayuda a concentrarme, una técnica muy fácil de meditación es el mindfulness; que consiste sobre todo en estar presente y ser consciente de tu respiración. Ayuda mucho practicar mindfulness porque en los momentos en los que puedas llegar a sentirte abrumado o distraído te ayuda a regresar a tu presente.
Salir a caminar o jugar con tu mascota: Ir a caminar un ratito durante el día o tomarme un momento para jugar con mi mascota siempre me ayuda a despejar la mente y volver más fresca para continuar el trabajo, es como si las mascotas te recargaran la pila, en mi caso son 2 perritos.
Disponer de un espacio especial para trabajar: Es muy muy muy importante disponer de un espacio especial para trabajar, así irás acostumbrando a tu cerebro que cada que llega a ese lugar debe ponerse en un estado de concentración y ya sabe lo que le espera.
Organizar mis artículos de trabajo una noche antes: Organizar mis artículos de trabajo me ha ayudado mucho, lo que hago es limpiar mi mesa de trabajo por la noche y guardar todo en mi mochila o maletín. Me ayuda en el sentido de que por la noche es como demostrarle a mi cerebro que ya terminó el trabajo por hoy y me pongo en un estado de finalizar esa parte de mi vida, a la mañana siguiente sacar de mi mochila o maletín todo de nuevo y organizar el espacio me hace entrar en un estado de que es un nuevo día, que vamos comenzando y es más fácil asimilarlo. Cuando no lo haces así a veces es difícil diferenciar en qué momento comienza y termina tu trabajo, sobre todo cuando el mismo espacio lo compartes como oficina y recámara.
Utilizar herramientas de project management: Dos herramientas que son un must en mi vida laboral son Asana y Google Calendar. Utilizo esas herramientas para seguir el progreso de mi equipo, para organizar mis tareas y para no olvidarme de cosas importantes. Me sirven mucho porque ahí tengo mis tareas y puedo darles check una vez que las voy cumpliendo. Algo que puedes utilizar en vez de Asana puede ser también una agenda, pero procura tener todo anotado. Cuando apuntas las cosas que tienes que hacer en el día descansas tu mente y se puede concentrar más fácil.
Poner mi música favorita: Sí o sí comienzo el trabajo con música porque me pone en un mejor estado de ánimo. Ponerme mis audífonos y elegir una playlist mejora en automático mi productividad y estado de ánimo.

Esta experiencia puede ayudar también a los que siguen tomando clases de manera remota.

Estos tips son los que me han ayudado a llevar un trabajo desde casa, sin morir en el intento. Estoy segura de que cada persona debe tener su ritual para llevar el trabajo y me encantaría conocer sus tips y rituales.