Guia efectiva de gestión de tiempo
Dentro del contexto laboral la gestión del tiempo parte del propio celo del trabajo de cada profesional. Es aquí donde podemos encontrarnos con distintas formas de entender la gestión del tiempo. Pero en definitiva, se refiere a la forma en que organiza y planifica cuánto tiempo dedica a actividades específicas.
Se refiere a la forma en que organiza y planifica cuánto tiempo dedica a actividades específicas.
Ventajas de una buena gestión del tiempo de trabajo
- Mayor productividad y eficiencia.
- Una mejor reputación profesional.
- Menos estrés.
- Mayores oportunidades de avance.
- Mayores oportunidades para alcanzar objetivos importantes de vida y carrera.
Mejorar la gestión del tiempo en el trabajo permite mejorar el rendimiento y alcanzar los objetivos deseados con menos esfuerzo y estrategias más efectivas.
Mayor calidad
La gestión del tiempo nos ayuda a centrarnos en las tareas más importantes y a agrupar tareas similares.
Es probable que la calidad de nuestro trabajo aumente y la eficiencia mejore. Cuando la calidad mejora, tanto el trabajador, como el superior y los clientes con los que se trabaja, están más contentos.
Mejor ambiente de trabajo
Cuando el personal está menos estresado, también es más probable que se lleven bien, lo que lleva a un ambiente de trabajo más feliz.
¿Cómo puedo optimizar la gestión del tiempo en el trabajo?
1. Identificar y eliminar las distracciones
Para poder eliminar las distracciones hay que identificarlas previamente. Para saber en qué perdemos el tiempo solo tenemos que observarnos con objetividad y ver el tiempo que pasamos navegando en páginas web que no están relacionadas con nuestro trabajo, redes sociales, etc.
2. Planifica con antelación
No es posible mejorar la gestión del tiempo sin planificar con antelación. Es recomendable planificar cada día y cada semana. Busca el momento adecuado para planificar cada una de las tareas, así cuando llegue el momento de hacerlas no perderás tiempo.
3. Crear listas de tareas pendientes
Es importante recopilar todas las tareas en un solo lugar para obtener una visión rápida y general de todo el trabajo que tiene que desarrollar.
4. Automatizar procesos
Automatizar procesos te ayudará a reducir el tiempo de muchas tareas. Busca aplicaciones o herramientas que te ayuden, por ejemplo, a preparar las facturas, a organizar la semana, etcétera. Investiga y no pierdas el tiempo en tareas que pueden realizarse de forma automática.
5. No ser perfeccionista
Los trabajadores perfeccionistas a largo plazo se vuelven ineficientes. Es importante realizar bien las tareas, pero no perder demasiado tiempo en los detalles innecesarios o la productividad se verá afectada.
6. Ser realista con los plazos
Ser realista con los plazos de entrega de los proyectos, presupuestos, etcétera. Ser realista no implica únicamente tener en cuenta otras tareas pendientes, también implica tener en cuenta posibles imprevistos. ¡Marca plazos más amplios para evitar complicaciones!
7. Fijar una agenda flexible
No ajustar demasiado los tiempos, ya que hay que tener en cuenta que siempre son necesarios espacios para los imprevistos y los retrasos. Hay que ser realistas a la hora de distribuir el tiempo.
8. Ordenar y organizar nuestro espacio físico y digital
Ordenar el espacio, tanto el espacio físico, como los archivos y documentos en el ordenador.
Ser más ordenado ayudará a encontrar más fácilmente lo que se busca. Eliminar lo innecesario y clasificar todo lo demás para ser más ágil a la hora de desempeñar el trabajo.
9. Delegar
Delegar no es un símbolo de debilidad sino de inteligencia. Rodéate de gente competente en quien puedas confiar y delegar algunas de las responsabilidades. Te permitirá ser más productivo y reducir tu nivel de estrés.
Presentar a los empleados la oportunidad de adquirir nuevas habilidades y experiencia de liderazgo les proporcionará una sensación de logro y, por lo tanto, beneficiará a su empresa en general.
10. Utilizar los “tiempos muertos”
No nos referimos a que emplees parte del tiempo de descanso en pensar cómo organizar las tareas del trabajo. Nos referimos a esos tiempos muertos que pasamos en atascos o en la sala de espera de alguna consulta. Pueden ser buenos momentos para elaborar listas y priorizar tareas.
11.Tener las herramientas y equipos adecuados
Es importante asegurarse de que sus empleados siempre tengan acceso a las herramientas y recursos adecuados. Sin el equipo necesario, es imposible que una oficina funcione de manera eficiente. Los programas y equipos modernos disponibles en el mundo actual no solo sirven para mejorar la productividad de la fuerza laboral, sino también cómo el público percibe su empresa.
12. Técnica Pomodoro
Este método propone usar un temporizador para establecer periodos de trabajo de 25 minutos separados por pausas de cinco minutos. Cada ciclo de dos horas se recomienda una pausa más larga, de 15 o 20 minutos. Estas pausas frecuentes, según Cirillo, mejoran la agilidad mental.
Este método de trabajo está relacionado con conceptos como el timeboxing, o asignación de un tiempo determinado para cada tarea, que obliga a centrarse únicamente en lo realmente determinante para llevarla a cabo, el Agile y el desarrollo iterativo utilizado en el diseño de software.
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